Trong nhiều ngày gần đây, các thông báo về kế hoạch nghỉ hè 2011 tại Đà Nẵng được liên tiếp tung ra và thảo luận sôi nổi trên website Tập đoàn. Ngày 20 tháng 05 năm 2011, tại văn phòng Tập đoàn, buổi họp đầu tiên bàn về  kỳ nghỉ mát hè 2011 tại Đà Nẵng được chính thức tiến hành

Kỳ nghỉ năm nay mang nhiều ý nghĩa đặc biệt. Thứ nhất, số lượng các đơn vị tham gia lớn nhất từ trước đến nay:  công ty AICe, công ty TNHH điện tử công trình tiên tiến,  công ty CP TM AIC, công ty AIC HCM, AIC CP Tập Đoàn và đặc biệt công ty AKB lần đầu tiên sẽ tham dự cùng đại gia đình AIC. Cũng nhân dịp này, công ty AIC HCM sẽ chính thức tổ chức lễ kỷ niệm 10 năm thành lập. Đây cũng là năm đầu tiên AIC CP Tập đoàn đứng ra chủ trì tổ chức, do đó công tác chuẩn bị được tiến hành rất thận trọng, kỹ càng, chu đáo .

15h30 hầu hết các thành phần được mời đã có mặt, chỉ thiếu đại diện của AICe vắng mặt có lý do, toàn thể anh chị em đang tập trung vào công trình trọng điểm phục vụ cho đợt bầu cử Quốc Hội tại Quận Hoàng Mai. Anh Tuấn và anh Tiến cùng chủ trì cuộc họp, thể hiện sự quan tâm của các lãnh đạo Tập đoàn đối với sự kiện này. Việc tìm địa điểm và đặt phòng vào thời gian này cũng là cả một vấn đề vì cuối tháng 6 đầu tháng 7 hầu hết các khách sạn lớn tại địa bàn Đà Nẵng đều trong tình trạng cháy phòng. Đoàn ta rất đông người và không đơn vị nào muốn ở xa bãi biển. Sau nhiều ngày cân nhắc, lựa chọn, tham khảo, nhờ vả, đàm phán, cuối cùng khu nghỉ dưỡng 4 sao – Agribank resort tại bãi biển Cửa Đại, Hội An có vẻ là chọn lựa hợp lý nhất.

Mở đầu, chị Lan Anh giới thiệu toàn cảnh khu nghỉ dưỡng và nhà hàng Sen Hội An. Hai địa điểm này sẽ là nơi thường xuyên diễn ra các hoạt động chủ yếu của kỳ nghỉ. Tất cả đều được minh họa dưới dạng flash rất sống động. Tiếp theo, dự thảo chương trình hoạt động sôi động đặc kín 5 ngày được phóng lên và hội nghị bắt đầu thảo luận từng nội dung. Phải nói  nhiều hạng mục khi đề xuất rất lý thú về ý tưởng. Nhưng khi đi vào chi tiết mới thấy hàng núi vấn đề nảy sinh.

Thứ nhất, việc đi lại cho cả trăm con người, tàu hỏa có máy bay có, lớn có bé có. Tổ chức thế nào cho gọn? Thời gian ? Địa điểm ? Liên lạc với ai? Ai đếm người? Ai lo hậu cần?…

Thứ hai là đến nơi lẻ tẻ, ăn uống ra sao, phân phòng thế nào cho khỏi thắc mắc là không công bằng trong khi mới chỉ liên lạc nhận phòng qua điện thoại. Liệu ai sẽ phải đi tiền trạm đây ? Thật đúng là “làm dâu trăm họ”.

Sang phần thể thao văn nghệ mới phức tạp, chọn trò chơi nào? Mang đạo cụ ra sao? Chương trình đi thăm quan dày đặc như vậy, tổ chức thi đấu vào lúc nào cho hợp lý?  Tập trung đông thế này mà tối tối tổ chức hát Karaoke với nhau bên bờ biển thì hay quá, dàn AV xịn “cây nhà lá vườn” có sẵn nhưng ai mang đi đây. Nhiệt tình thì anh em Công ty CPTM AIC có thừa nhưng lúc này mang đồ của bản thân và gia đình đã hết hơi rồi.

Riêng giải bóng đá tập đoàn là một mục quan trọng của của chương trình và cũng khá phức tạp vì năm nay có sự tham gia của những 5 đội bóng sừng sỏ, đội nào cũng hừng hực khí thế và “coi đối thủ chẳng là cái đinh gì”. Chính vì vậy BTC giải phải  là những người có kinh nghiệm, trọng tài phải “có số có má” một tí. Vì vậy hội nghị nhất trí  đề nghị anh Tiến  là trưởng BTC và trực tiếp là người “cầm cân nảy mực” của mỗi trận đấu. Anh Bình ở Tập đoàn vốn là người tận tụy, cẩn thận sẽ chịu trách nhiệm về các trò chơi.

Hàng ngày không kể ăn sáng, sẽ có một bữa trưa ăn tập thể và một bữa chiều ăn tự do. Năm nay do giá cả leo thang nên thực đơn cho từng bữa ăn cũng được cân nhắc, đánh giá cẩn thận để đảm bảo mọi người được ăn uống đầy đủ, ngon miệng. Việc đi tham quan có 3 địa điểm được dự kiến: Đà Nẵng, Hội An và Bà Nà. Do nhu cầu từng gia đình rất khác nhau nên phương án tổ chức theo kiểu mở cho mọi người lựa chọn.

Phần chương trình đêm liên hoan cũng tốn khá nhiều thời gian của hội nghị. Kỳ nghỉ mát này, do sự vắng mặt của anh Thế Hùng, Ban tổ chức cũng đã phải vất vả tuyển chọn, tìm kiếm khẩn cấp MC thay thế. Để đảm đương được vai trò quan trọng này các ứng viên phải hội tụ nhiều tố chất : ngoại hình khá, phát âm chuẩn, sáng tạo, hài hước. Rất nhiều gương mặt triển vọng của Tập đoàn đã được đề cử : Mr. Kiều Anh AIC Cổ phần, Ms. Nhung AICe, Ms Hương AIC TNHH … Cuối có ý kiến đề nghị giao trọng trách này cho cặp Hot boy – Hot girl 2011 của tập đoàn là Mr. Lê Tôn Khánh và Ms. Mai Anh. Ý kiến này được tất cả tán đồng ngay lập tức. Tên của cuộc thi Tài năng AIC cũng là đề tài được tranh luận sôi nổi. Ban đầu cuộc thi được mang tên “AIC’S IDOL”, sau lại sợ bị hiểu lầm thành cuộc thi hát nên tất cả đã thống nhất  đổi thành “AIC’S TALENT”. Sân chơi cho những tài năng đầy triển vọng của AIC được thăng hoa.

Những kết luận quan trọng nhất của hội nghị được bổ sung ngay vào chương trình và thông báo trên website của tập đoàn. Chị Lan Anh sẽ phụ trách về đặt vé tàu, đặt ăn uống chung cho cả đoàn còn Chị Chung phụ trách vấn đề đặt phòng. Công ty AIC Cổ phần là đơn vị có hệ thống âm thanh công suất lớn được giao nhiệm vụ quan trọng: cung cấp thiết bị phục vụ cho đêm GALA ngày 01/07 và các buổi karaoke theo yêu cầu của anh chị em Tập đoàn, thiết bị có thể gửi trước theo tàu hỏa.

Có tham dự mới biết công tác chuẩn bị cho một kỳ nghỉ thật là phức tạp. Thế mới thông cảm, những năm trước những người đứng ra tổ chức đã phải nỗ lực thế nào đề có một đợt nghỉ vui vẻ, trọn vẹn cho tất cả mọi người.